台灣人在日本:成功請調部門,在新部門的三個月工作紀錄

調到新部門到現在已經三多個月了,新部門跟我之前做的業務類型完全不同,規模更是大了好幾倍,協作的團隊也比之前錯綜複雜,整個專案裡面有大大小小的各種案子,相關人員應該有近百人。

回想起來剛到新部門的時候,因為相關的背景知識其實不是很充足,我幾乎算是從頭開始學,每天做的事情就是跟著主管跑來跑去、瞭解業務內容、認識各個協作團隊成員,還有我最討厭的——開會寫會議紀錄。

日語開會本身雖然不成問題,但事情沒有那麼簡單。

當有很多不懂的專有名詞或是英文縮寫在你頭頂上飛來飛去,而你只能滿頭問號的時候,內心已經很崩潰,表面上還要裝沒事,而且還必須專心聽進去那些根本不知道在講什麼的內容,因為你要寫會議紀錄。天啊真的沒有什麼比這個更痛苦的了。

一方面覺得必須要寫一份我根本沒搞懂過的會議紀錄很瞎,也不喜歡這種半調子的感覺;另一方面也覺得為什麼大家可以針對這些簡直像外星文的內容侃侃而談,彷彿只有自己像是局外人,超遜。ダサい。

想問問題也不知道從何問起,因為不懂的事情太多,根本無法抓到重點。

由於會議紀錄有時候不夠詳盡,主管經常會分享他同時寫的筆記給我,或是在我更新完會議紀錄之後幫我看一下,然後說「我稍微修改一點點喔」,結果根本改超多,甚至連標點跟分段都給我改掉。

對,主管是我見過最龜毛、嘮叨加完美主義的人,竟然比我這個處女座還要龜毛。

會議紀錄被改這件事,其實是滿感謝主管的,因為重點不是誰寫的,而是裡面的資訊正不正確、夠不夠詳盡,詳盡之餘又必須適時省略一些不必要的資訊。這點主管當然做的比我好太多了。但是總不能一直靠他幫我。

把會議中不懂的事情搞懂是最根本的,但也不能一直在會議中提問,那會浪費大家的時間。

於是,那一個月,我做了一件大家都覺得不可思議的事。

我把所有可以錄音的會議都錄起來,結束後不懂的地方就重新聽,把不懂的名詞全部記下來,就像以前學日語的時候會聽廣播一樣,只是那時候聽的是 NHK,現在聽的是公司機密情報(笑)。

每個會議我都寫兩份紀錄,一份是給大家留存的會議紀錄,一份是我專用的「不懂的事情」紀錄,記在電腦的待辦事項裡面,查資料、看書、問主管,用什麼方法都好,搞懂了就可以打勾。

有時候同事會開玩笑說「會被錄音這樣我都不敢亂講話了(笑)」但又很包容我讓我把 iPhone 擺在桌子中間好收音。

每天就這樣除了寫企劃以外也寫會議紀錄,不懂的事情累積得越多,打勾的項目也越來越多。

主管依然嘮叨又龜毛,只是有時候他不能來開會的時候,不叫我幫忙改會議時間,而是跟我說「這個會議就交給你了」。

到第三個月,回過神來發現我手上突然多了好幾個負責的案件,其中還有一個很受高層重視的專案。

而 iPhone 裡面的語音備忘錄已經有一陣子沒更新,因為我現在不需要錄音也能搞懂大家在說什麼,還能不慌不忙地主持會議。

最近因為手上案子受到重視,也背負著一起合作的同事們的期待跟擔憂,因此壓力也很大,每天都加班覺得累到炸(單押)。

有時候事情沒進展時會有點陷入自我厭惡跟焦慮的感覺,下班了內心卻還是不能好好休息。

但比起剛來的時候,現在明確知道自己在煩惱什麼,也知道自己的課題是什麼,已經進步太多了。

想要告訴自己,你已經很棒了,會有焦慮感是因為你的標準高,但不要累壞自己了。晚安。

後記

這篇文章是我在 2019 年 10 月 24 日發表於自己的 Facebook 粉絲專頁「老娘才不是日本人」的文章,潤飾後轉載到我的這個部落格裡面留存。

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